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Pressearbeit: Der 4-Punkte-Check für Ihre perfekte Pressemappe
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Der PR-Klassiker soll informativ, übersichtlich und aktuell sein. Aktualisieren Sie daher bei Veränderungen immer auch diejenigen Unterlagen, die Sie in die Pressemappe packen. Wollen Sie sicher sein, dass Ihre Pressemappe jederzeit perfekt ist?
Dann machen Sie alle 6 Monate den 4-Punkte-Check von PR Praxis für Ihre perfekte Pressemappe:
| Punkt 1: Das sind die Basics
- Die Selbstdarstellung Ihres Unternehmens gehört in jede Pressemappe. Das kann die Imagebroschüre sein oder der Geschäftsbericht. Der Geschäftsbericht sollte aber dann nicht nur Zahlenmaterial enthalten, sondern auch Informationen über Ihre Aufgaben und Tätigkeiten.
- ZDF – Zahlen, Daten, Fakten: Wann wurde Ihr Unternehmen gegründet, wie hoch ist der Jahresumsatz und wie viele Mitarbeiter beschäftigen Sie in wie vielen Ländern? Stellen Sie die Kerndaten zu Ihrem Unternehmen auf maximal einer Seite zusammen. Wenn Sie mehrere sehr unterschiedliche und voneinander unabhängige Produktions- und Tätigkeitsbereiche unterhalten kann es sinnvoll sein, für jede dieser Sparten ein eigenes Factsheet mit ZDF zu erstellen. An den Anfang der Seite können Sie auch Ihr Mission Statement mit der Unternehmensvision stellen.
- Die Geschäftsleitung ist gerade bei mittelständischen Unternehmen das Herz der Firma. Legen Sie eine Kurzbiographie des Geschäftsführers bei.
Hier hinein gehören: Geburtsjahr, Familienstand, Studium, Werdegang.
PR Praxis-Extratipp: Gerade mittelständische Unternehmen können eine sehr einprägsame Geschichte der Unternehmensgründung oder -entwicklung oder Geschichten rund um ein Produkt erzählen. Legen Sie diese Geschichte bei, gerne auch illustriert durch zeitgenössische Bilder.
Punkt 2: Material zum aktuellen Anlass
Wenn Sie die Pressemappe aus einem aktuellen Anlass verteilen, sollten Sie die dazugehörenden Materialien natürlich mit hineinlegen: die Broschüre zur Kampagne, den Flyer zum neuen Produkt. Diese Materialien liegen natürlich ganz oben in der Mappe.
Punkt 3: Zielgruppenmaterialien beifügen
Wenn Sie anlässlich einer Pressekonferenz Mappen verteilen, so sind diese natürlich alle identisch gefüllt. Ein Tisch mit zusätzlichen Unterlagen eröffnet den anwesenden Pressevertretern die Möglichkeit, sich zielgruppenspezifisch weitere Materialien zu nehmen.
Treffen Sie dagegen einzelne Pressevertreter, sollten Sie genau überlegen, welche Materialien für diese interessant sein könnten. Wenn Sie Presseverantwortlicher eines Verlags sind und einen Termin mit der Redakteurin einer Frauenzeitschrift haben, sollten Sie den Prospekt der neuen Frauenromane, der Ratgeber oder auch der Kinderbücher beilegen.
Arbeitet Ihr Gesprächspartner für ein Hochglanzmagazin, könnte der Prospekt Ihrer neuen Fotobände für ihn interessant sein.
PR Praxis-Extratipp: Stellen Sie der Presse Freiexemplare Ihrer Publikationen zur Verfügung. Das kommt gut an. Planen Sie diesen Extraposten mit dem Verlag vorab.
Punkt 4: Bildmaterial digitalisieren
Sie sollten Bildmaterial von all Ihren Arbeitsbereichen und Produkten anbieten können: Produktions- und Arbeitsabläufe, typische Anwendungssituationen Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung, Ihre Mitarbeiter im Beratungsgespräch etc. Die Pflicht zum Foto gilt natürlich vor allem bei der Vorstellung neuer Produkte.
Die Fotos brauchen Sie nicht mehr als Ausdrucke, sondern nur noch digital. Brennen Sie sie auf CD oder speichern Sie sie auf einem USB-Stick. Beides ist natürlich gebrandet – ebenso wie die Pressemappe selbst – und damit eindeutig Ihrem Unternehmen zuzuordnen.
PR Praxis-Fazit: Wählen Sie die Inhalte für die Pressemappe mit Bedacht. Überfrachten Sie die Pressemappe nicht. Bestücken Sie sie zielgerichtet. Nichts hassen Pressevertreter mehr, als mit für sie uninteressantem Material zugeschüttet zu werden. Wenn Sie noch weitere Materialien haben, die Sie gern präsentieren möchten, legen Sie diese auf einem Extratisch aus. So können sich die Pressevertreter nach ihren Bedürfnissen bedienen. | 
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